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インターンシップを円滑に進めるためのマニュアル

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インターンシップを受け入れる企業は、どのような運営を行えばよいのだろうか?

インターンシップ(以下インターン)を円滑にすすめるにあたって、マニュアルは必要不可欠なものです。そこで、インターンを円滑にすすめるにはどうしたらよいのかを調査し、マニュアルとしてまとめました。

(これはインターンシップ生が書いたものを、松下が修正したものです)

インターンの目的設定

まず、インターンを行う目的を明確にします。なぜなら、インターン生(以下実習生)の実習内容にかかわってくるからです。一般的に挙げられる目的は以下の通りです。

  • 就職におけるミスマッチの解消
  • 優秀な人材へのアプローチ
  • 社会貢献
  • 企業のPR

設定した目的は今後の方針ともなり、円滑にインターンを進める要になります。また、インターンを行うことで得られるメリットとして社内の活性化、社員の育成が挙げられます。

 課題

設定した目的に沿ったインターンを実施します。インターンにもいくつかの実施形態があり、主に以下の3つが挙げられます。

  • 見学型(セミナー型)…社員から会社について聞く(説明会)
  • 体験型…実習生が企業に出向き業務を体験する
  • 課題解決型…企業から与えられた課題に実習生が主体的に取り組む

参加する実習生の人数や、インターンの目的に応じて実施形態を決めます。また、実習生のどのような能力を知りたいかによって、課題の内容を決めていきます。

人数により課題の与え方にも以下のようなものがあります。

  • 個人(少人数)…目的に応じて実習内容を変える(社員をつけて指導など)
  • グループ…班をつくりテーマを共有させ、課題に取り組ませる。この場合はSNS(Facebookなど)を活用し班ごとの連絡手段を作ることで、班ごとに情報共有ができ円滑に課題を行わせることができる

Facebookについて

Facebookは原則実名登録であるため、本人確認がしやすいこと、発言に責任を負う必要があることから、公的な場でのコミュニケーションツールとして最適とも言えます。社員と実習生だけではなく、実習生同士でも気軽に連絡を取ることができます。また文字数に制限がないことから、グループ課題を行う場合にはその日の活動などをまとめ、投稿することで情報の共有も手軽にできます。

 事前準備

インターンを円滑に行うためには事前に実習生を受け入れるための準備が欠かせません。

  • 責任者の決定

 インターンの実施責任者、または指導者を決めます。インターンの実施目的を正確に把握している社員が担当することが重要です。また、社員の育成を考えているならば成長させたい社員を担当にするとよいでしょう。

  • 受け入れ準備

 a.インターン実施の社内認知

  全社員がインターンの実施を知っておくことで、実習生が参加しやすい雰囲気を作ることができます。また、実習生が早く企業に馴染むこともできます。実習生と社員が接する環境を作ることで互いにコミュニケーションを取り、社内の活性化にも繋がります。

 b.社内環境の整備

  実習場所や必要な道具を決定します。実習内容が決まっていない場合でも、オリエンテーションを行う場所は確保しておきます。通常の業務に支障が出ないよう配慮し、インターンを実施できるようにします。

  • 連絡手段の決定

企業と実習生間の連絡手段を決めます。自社でインターンを募集した場合は、以前から使用している連絡手段をそのまま利用することができます。派遣会社を経由している場合は、企業が実習生の連絡先を知らない場合があるため、企業と実習生間の連絡手段を決める必要があります。主な連絡手段として、メール、電話、SNSが挙げられます。

  • 実習内容の決定

 実習課題を事前に決めることで、当日からスムーズに実習へ移ることができます。受け入れまでの期間が短い場合や人数が定まらない場合は、調整ができるような課題を設定します。

カリキュラム

大まかなスケジュールを決定します。

カリキュラム

  • オリエンテーション

初日はオリエンテーションから行います。企業説明や自己紹介など、今後インターンを円滑に進めていくためには、このオリエンテーションが欠かせません。主な内容は以下の通りです。

a.インターン概要の説明

簡単に企業について説明します。ここで社内ルール(例:私服出勤)なども伝えると、実習生がより企業に馴染むことが出来ます。連絡手段の確立もここで済ませておきましょう。

b.自己紹介

名前を覚えることはコミュニケーションの第一歩です。実習生の人数が多い場合はグループで課題を行うこともあります。グループ間でスムーズに課題に取り組んでもらうためにも、簡単な自己紹介の場を設けます。

  • 今後の課題の提示

課題はホワイトボードに書くなど、口頭の説明だけで済ませないようにします。伝達ミスを防ぐためにもメモを取らせます。

  • 実習
  • 一日のまとめの発表

取り組んだ課題を発表する時間を設けます。そのなかで疑問や意見があれば発言させ、知識を全員で共有します。また、社員が発表内容に発言し理解を深めさせ、場合によっては今後の課題を提示すると今後の活動がより良いものになります。

  • 日報(報告書)

一日の報告書として取り組んだ課題についての日報を提出してもらいます。実習内容、実習に対する感想などを記入します。

※派遣会社を経由してインターンを実施する場合は、あらかじめ用意されているレポート(月例報告書など)を提出してもらいます。

実習中のコミュニケーション

インターンを円滑に行うには良好な人間関係を築く必要があります。そのためにも、コミュニケーションは欠かせないものになってきます。コミュニケーションにもSNSを用いるものと対面で行うものとあります。相手と顔を合わせ行う対面コミュニケーションにおいて、重要になってくるのが雑談です。雑談は相手との潤滑油ともいえます。相手と雑談でコミュニケーションを取る場合、いくつかのポイントがあります。

  • あいさつ+αを心がける
  • 相手の持ち物や現在の状況などから話のネタを作る
  • 話題をふったあとは聞き役になる
  • オチ(結論)は不必要

空いた時間などで積極的に雑談を行い、コミュニケーションを取るようにしましょう。また、自分がどの程度雑談力があるのかを測ることもできます。

参考:雑談力検定/働く大人力向上委員会/ダイドーブレンド/ダイドードリンコ

評価

最終日に実習生の行った課題や実習内容に対して評価をします。実習生にフィードバックをすることで、実習生がインターンを行い得た技術やノウハウ、学んだことを実感することができます。また、企業自身に対しての評価も行います。

  • インターンの実施目的は達成できたか
  • 良かった点、見直すべき点
  • 今後インターンを受け入れる際の課題

評価を行うことで今後のインターンの実施に生かすことができます。

おわりに

インターンを実施するということは、多くの時間や労力を費やすことになります。かけた時間や労力に見合った結果を得るためには円滑にインターンをすすめる必要があります。事前準備や課題の設定などにおいて、このマニュアルを参考にしてもらえたらと思います。

(Photo: Guide book by Mary Hutchison)

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